Từ 01/7/2025: Tất cả văn phòng công chứng bắt buộc phải sử dụng chữ ký số

Theo quy định tại Luật Công chứng năm 2024 và Nghị định 104/2025/NĐ-CP do Chính phủ ban hành ngày 15/5/2025, bắt đầu từ ngày 01/7/2025, tất cả tổ chức hành nghề công chứng trên cả nước phải triển khai sử dụng chữ ký số, thực hiện chuyển đổi hồ sơ công chứng giấy sang hồ sơ điện tử và lưu trữ trên môi trường số.

✅ Vì sao phải sử dụng chữ ký số?

Việc ứng dụng chữ ký số là bước đi tất yếu trong quá trình chuyển đổi số của ngành công chứng. Nó không chỉ giúp đơn giản hóa thủ tục hành chính, mà còn đảm bảo tính an toàn, bảo mật, xác thực pháp lý cho các giao dịch công chứng điện tử.

Thay vì lưu trữ và ký tay vào văn bản giấy như trước đây, công chứng viên và tổ chức công chứng sẽ sử dụng chữ ký số để ký trên văn bản công chứng điện tử (file PDF), sau đó lưu trữ hồ sơ dưới dạng thông điệp dữ liệu.

---

✅ Quy định bắt buộc

Theo Điều 59 Nghị định 104/2025/NĐ-CP, từ ngày 01/7/2025:

• Tất cả tổ chức hành nghề công chứng phải:
• Chuyển đổi hồ sơ công chứng giấy thành thông điệp dữ liệu.
• Lưu trữ hồ sơ dưới dạng điện tử.
• Ký số trên văn bản điện tử bằng chữ ký số của tổ chức và công chứng viên.
• Công chứng viên cũng phải sử dụng chữ ký số cá nhân khi ký văn bản công chứng điện tử.

---

✅ Trang bị gì để thực hiện?

Để đảm bảo thực hiện đúng quy định, các văn phòng công chứng cần:

1. Mua chữ ký số của tổ chức và cá nhân. Hiện Viettel đang cung cấp chữ ký số cho văn phòng cồng chứng(Tổ chức) và chữ ký số cho công chứng viên(Cá nhân trong tổ chức)
2. Đăng ký chữ ký số với cơ quan quản lý chuyên môn (như Trung tâm Thông tin & Tư vấn công chứng).
3. Trang bị máy scan để số hóa hồ sơ công chứng giấy sang định dạng PDF.
4. Cập nhật phần mềm quản lý hồ sơ công chứng tương thích với chữ ký số.

---

⚠️ Nếu không thực hiện?

Nếu các tổ chức hành nghề công chứng không thực hiện chuyển đổi hồ sơ và sử dụng chữ ký số, sẽ vi phạm quy định pháp luật, có thể bị:

• Từ chối tiếp nhận hồ sơ công chứng điện tử.
• Không được công nhận hiệu lực pháp lý của văn bản công chứng điện tử.
• Chịu xử phạt hành chính theo các quy định quản lý ngành.

TOÀN BỘ VĂN BẢN TẢI TẠI ĐÂY

 BẢNG GIÁ MUA MỚI CHỮ KÝ SỐ VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG

GÓI DỊCH VỤ	1 NĂM	2 NĂM	3 NĂM
Giá niêm yết	1.826.000	2.741.000	3.109.000
Viettel hỗ trợ	200.000	300.000	900.000
Giá thanh toán	1.626.000	2.441.000	2.209.000
-    Đã bao gồm thuế VAT (10%) và USB Token

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

BẢNG GIÁ MUA MỚI CHỮ KÝ SỐ CÁ NHÂN VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG

(Áp dụng cho công chứng viên)

GÓI DỊCH VỤ	1 NĂM	2 NĂM	3 NĂM
Giá bán	1.045.000	1.391.500	1.573.000
Đã bao gồm thuế VAT (10%) và USB Token

  

✅ . Hồ sơ cần chuẩn bị mua chữ ký số

🔸 Đối với Tổ chức hành nghề công chứng:

• Bản sao Giấy phép hoạt động/Quyết định thành lập văn phòng công chứng.
• Bản sao giấy Đăng ký thuế/Mã số thuế.
• Bản sao chứng minh nhân dân/CCCD của người đại diện pháp luật.
• Giấy đề nghị cấp chữ ký số (theo mẫu của nhà cung cấp).
• Email và số điện thoại liên hệ.

🔸 Đối với Công chứng viên cá nhân:

• Bản sao CMND/CCCD.
• Quyết định bổ nhiệm công chứng viên.
• Giấy đề nghị cấp chữ ký số cá nhân.
• Email và số điện thoại.

HOTLINE: 0987193999 – 0962638668 - 0962720000